O real não está no início nem no fim, ele se mostra pra gente é no meio da travessia…

Riobaldo – Grande Sertão Veredas

A sabedoria do jagunço imortalizado por Guimarães Rosa tem muito o que ensinar nos projetos de ERP: é na travessia, na implantação, que nos defrontamos com os maiores desafios.

A experiência tem mostrado que considerar a implantação de um ERP somente como uma mudança sistêmica é o primeiro passo para ser tragado pelo insucesso.

A implantação de um ERP acarreta modificações muito profundas na cultura organizacional, sobretudo em empresas de médio e pequeno porte, modificações que devem ser levadas em conta no planejamento e execução do projeto. Vejamos:

Um ERP demanda um nível de consistência no fluxo das informações que uma arquitetura composta por vários sistemas não necessariamente exige.

Essa consistência é um de seus pilares: ela acaba por produzir uma segurança de que todos os processos corporativos estão integrados, de que a possibilidade de erro ou fraude é menor e de que as informações existentes para a gestão e acompanhamento dos processos são confiáveis.

Assim por exemplo não será possível realizar um lançamento contábil de um pedido inexistente, ou dar baixa de um recebimento sem um recebível corresponde ou sem a aprovação adequada, entre outras mudanças que podem afetar bastante os processos atuais.

Essa exigência, se por um lado traz os ganhos apontados, por outro lado pode demandar um trabalho procedimental mais detalhado e resultar, muitas vezes, em maior trabalho para algumas áreas e, por vezes, processos mais travados (e, portanto, mais seguros e consistentes).

Implantação de ERP: demanda de maior qualidade nos processos

“Tudo que já foi, é o começo do que vai vir, toda a hora a gente está num cômpito.”

Outro impacto relevante diz respeito às novas demandas que podem surgir em relação à qualidade dos trabalhos executados. A integração entre os processos acarreta na propagação, para toda a cadeia de valor da empresa, de erros executados em uma de suas etapas.

Se isso já era verdade antes, com a implantação do ERP as eventuais correções ao longo do processo ficam mais evidentes e as causas raízes dos problemas mais claras.

Pedidos digitados de forma errada, por exemplo, impactam diretamente a programação da produção, na geração de comissões, processo de compras, estoque e assim sucessivamente. Os erros iniciais ficam então evidentes aumentando o foco das áreas geradoras desses erros.

Se por um lado, esse fato pode ser extremamente positivo na identificação e correção dos problemas, melhorando a qualidade e performance do processo como um todo, poderá gerar resistência nas áreas para as quais o holofote esteja apontado. Assim, aquilo que há anos era suficiente ou bom pode, de uma hora para outra, deixar de sê-lo.

Implantação de ERP: demanda de novas competências

“Mestre não é quem sempre ensina, mas quem de repente aprende.”

Além da qualidade dos processos, há que se levar em conta ainda as possíveis modificações em relação às competências existentes na equipe de funcionários.

Processos pouco integrados geram, na maioria das vezes, grandes esforços manuais para execução e controle. A maior integração, além de exigir maior qualidade e consistência na execução, poderá, se bem utilizada, gerar maior quantidade de informações de gestão de forma mais rápida e com menor necessidade de trabalho manual.

Dessa forma, parte da equipe, que antes estava focada na geração das informações, terá mais tempo para passar a analisar essa informação o que acarretará a necessidade de maior competência de análise, assim como maior visão da cadeia de valor como um todo para entender e atuar de forma sistêmica e não de forma departamentalizada.

A falta de preparo da equipe e dos gestores nesse sentido pode resultar rapidamente em comentários acerca de como o novo sistema deixou os processos mais difíceis, de como meu antigo mundo era melhor, de como a organização está perdendo tempo com o projeto, gerando um ruído organizacional que pode dificultar ou mesmo inviabilizar a implantação do ERP.

Implantação de ERP: o que se espera dos gestores

Assim, do lado dos gestores é fundamental entender que a implantação do ERP irá gerar enormes possibilidades de melhorias através da identificação dos pontos de erros nos processos, maior disponibilidade e confiabilidade das informações, maior confiança e auditabilidade dos processos, entre outros.

No entanto, precisam ter muito claro que a obtenção dessas melhorias não virá sem dor: será necessário estarem dispostos a tratar as resistências que irão ocorrer, comunicando de forma clara para a Organização:

1 – A implantação do ERP é um processo sem volta e que ficarão no Barco aqueles que entenderem e suportarem a Organização nesse sentido.

2 – Se espera um ganho Organizacional mas que é possível que algumas áreas tenham perdas em seus processos internos (clique aqui e veja o artigo sobre a importância de envolver a Organização na Seleção do ERP).

3 – Quais as novas demandas em relação a cada área

4 – Realizar um processo de formação e suporte aos funcionários em relação aos novos processos implantados capacitando-os no novos procedimentos, sistema e competências necessárias.

O jagunço Riobaldo, dono das frases grifadas ao longo do texto, nos descreve de forma vivida e recheada de conflitos o processo de mudança por que passou, mergulhando, não sem dor, naquilo que a Vida lhe ofertava. Nos deixa então a lição sobre a beleza da mudança que precisamos assumir e liderar nos processos de implantação de ERP:

“O mais importante e bonito, do mundo, é isto: que as pessoas não estão sempre iguais, ainda não foram terminadas – mas que elas vão sempre mudando.”