“O casamento é o fim do romance e o começo da história.”

Oscar Wilde

Essa frase, atribuída a Oscar Wilde, pode muito bem ser aplicada à seleção e utilização de um ERP: se trata de uma escolha que tem consequências de longo prazo para a empresa e cuja história se desenrola em sua maior parte após a implantação.

Da mesma forma que um casamento, também o sucesso na implantação se inicia com um bom processo de seleção de ERP: como nem todas as tampas são adequadas a todas as panelas, cada empresa deve procurar a solução que melhor responde as suas necessidades.

A experiência tem mostrado que nesses casos dificilmente se encontra o príncipe ou princesa dos sonhos: é muito provável que você haja diferenças a serem trabalhadas ao longo da relação.

Nesse caso, quais são os requisitos a serem levados em conta na seleção de um ERP para a Organização?

Definição das prioridades organizacionais na seleção de ERP

O primeiro passo é ter claro quais são as prioridades organizacionais. Uma boa forma de identificá-las é através do desenho da cadeia de valor da empresa e uma análise de quais as etapas mais críticas para a organização.

Imagine uma empresa cujo core business é a importação e distribuição dos produtos em território nacional: nesse caso é possível que as etapas da cadeia de valor mais críticas sejam o processo de compras internacional, o controle da logística de recebimento e armazenamento e distribuição dos produtos ligado ao processo de recepção dos pedidos.

No caso de uma empresa voltada a vendas, que não realiza o processo de armazenagem ou produção, os focos deverão ser as funcionalidades ligadas ao planejamento e controle de vendas e sua ligação com os processos financeiros e contábeis.

Uma indústria de produtos comoditizados terá uma preocupação muito grande com a gestão do processo industrial e toda a cadeia a montante e a jusante e o controle de custos.

Esses são exemplos hipotéticos que ilustram que, em cada caso, a seleção do ERP deverá dar pesos relativos diferentes para as funcionalidades das diversas etapas da cadeia de valor e que, provavelmente, a mesma solução não atenderá de forma equivalente as três empresas.

Detalhamento das funcionalidades na seleção de ERP

Uma vez que foi criado um consenso na Organização de quais as etapas da cadeia de valor mais críticas para a Organização, o passo seguinte é detalhar quais os requisitos funcionais mais importantes de serem avaliados na seleção.

É possível, por exemplo, que o processo contábil financeiro na empresa não tenha quesitos específicos ou diferenciados em relação ao mercado.

No entanto, na organização em questão, talvez a forma de definir as comissões dos vendedores tenha regras muito especificas e que são críticas para o modelo de negócio. Ou então, que a forma de planejamento da Produção deve levar em conta uma regra da matriz que é típica do país sede e crítica para o processo produtivo. Ou ainda que a forma como são financiados os projetos leva em conta diversas fontes de recursos que devem ser gerenciadas de forma distintas.

Sendo processos críticos da organização esses quesitos precisam ter um peso relativo maior na análise comparativa das alternativas no processo de seleção de ERP e ser detalhados de forma a avaliar:

  1. A solução de ERP suporta essas demandas de forma nativa?
  2. Em caso negativo, é possível responder aos quesitos com uma customização?
  3. Qual o valor e tempo necessário para essas customizações?

Relação Custo Benefício e Avaliação do Custo Total de Propriedade na seleção de ERP

Após detalhados os quesitos funcionais, a melhor solução será aquela que apresentar melhor relação Custo Benefício: a que responder às necessidades organizacionais de forma mais abrangente sem a necessidade de grandes quantidades de customização e dentro das restrições de valor existentes na empresa.

Para essa análise é fundamental levar-se em conta o Custo Total de Propriedade.

Pesquisas na área de desenvolvimento de software demonstram que o custo de aquisição ou desenvolvimento corresponde em média a somente 25% a 30% do custo total de vida de um software.

É necessário levar-se em conta ainda, na seleção de ERP, o custo para crescimento da base instalada, customização, suporte da empresa para a ferramenta ao longo do seu ciclo de vida, facilidade de integração com os outros sistemas legados da empresa, entre outros pontos. Somente com essa visão de custo de vida é possível realizar uma avaliação de custo benefício consistente.

Encontrando o Principe

Finalmente há ainda outros quesitos a serem avaliados tais como: disponibilidade de desenvolvedores no mercado com competência técnica na plataforma, quantidade de empresas que dão suporte, consistências dessas empresas, ferramentas disponíveis de BI, Automação de processos, estratégia do fornecedor do ERP no país de origem, recomendações e políticas da matriz no caso de empresas multinacionais, entre outros.

O fundamental é lembrar que a decisão de seleção de um ERP tem as consequências de longo prazo de um casamento e que selecionar uma solução através de apresentações Power Point é como sair por aí, escolher aleatoriamente e beijar um sapo: é possível que ele se torne um príncipe, no entanto, você arriscaria?